е-ТТН: що це і як підготуватися
30 травня 2024 року у логістичній сфері сталися зміни. Український уряд схвалив початок реалізації е-ТТН для внутрішніх перевезень. Це означає, що скоро на перевізників чекають нові правила доставки. Розбираємось докладно, що зміниться, коли та як користуватись електронною товарно-транспортною накладною.
Що таке е-ТТН та чому її вводять
Електронна товарно-транспортна накладна — це цифровий аналог традиційної паперової товарно-транспортної накладної, яка використовується для оформлення перевезень вантажів в Україні. Введення е-ТТН 2023 є частиною загальної стратегії цифровізації документообігу в країні. Станом на червень 2024 року, цей проєкт є експериментальним, а на законодавчому рівні ще не прийнятий. Однак кожен охочий може взяти у ньому участь. Для цього треба звернутися до операторів платформ електронного документообігу.
Ухвалення постанови передбачає інтеграцію системи е-ТТН 2024 з іншими державними інформаційними ресурсами та тестування їх у комплексі. Разом з цим тестуватимуть систему зважування в русі (WIM), єдиний реєстр товарно-транспортних накладних на переміщення алкогольних напоїв, єдину державну систему електронного обліку деревини, інформаційні системи Укртрансбезпеки та інші.
Електронну ТТН збираються використовувати для перевезення молочної сировини, хліба та хлібобулочних виробів, деревини, етилового спирту та алкогольних напоїв, об’єктів санітарних заходів та інших товарів. В основі системи е-ТТН міжнародні стандарти обміну даними, що полегшить інтеграцію з європейською системою e-CMR. У перспективі впровадження e-CMR значно спростить документообіг та бізнес-процеси.
е-ТТН — навіщо це потрібно та як підготуватися до нововведення? Для підготовки до впровадження рекомендується організувати навчання персоналу з правил заповнення і підпису документів, забезпечити отримання кваліфікованих електронних підписів і підготувати програмне забезпечення для підтримки нових стандартів обміну даними.
Якими постановами і законами регулюється
Впровадження е-ТТН в Україні та використання регулюється кількома основними нормативно-правовими актами:
- Закон України «Про електронні довірчі послуги» — визначає правові засади використання е-ТТН в законі, а також електронного підпису.
- Постанова Кабінету Міністрів України від 27.12.2017 № 1045 «Про затвердження Порядку здійснення електронного документообігу».
- Наказ Міністерства інфраструктури України від 31.05.2018 № 255 «Про затвердження Порядку оформлення товарно-транспортних накладних» — встановлює вимоги до оформлення товарно-транспортних накладних, включно з електронними.
Форми накладних для різних категорій встановлюють і регулюють різні органи влади, такі як Міністерство аграрної політики та Міністерство внутрішніх справ.
Як відправляти е-ТТН через M.E.Doc
M.E.Doc — це популярне програмне забезпечення для електронного документообігу в Україні. Для відправки е-ТТН Медок необхідно виконати такі кроки:
- Реєстрація та налаштування. Зареєструватися в системі M.E.Doc та налаштувати профіль компанії.
- Створення накладної. Вибрати опцію створення нової електронної ТТН у розділі «Документи».
- Заповнення даних. Заповнити всі необхідні поля форми документа, включно з інформацією про відправника, отримувача, вантаж та транспорт.
- Підписання документа. Підписати електронним цифровим підписом (ЕЦП).
- Відправка. Відправити накладну через систему M.E.Doc контрагенту або відповідному органу.
ДІЗНАЙТЕСЯ ВАРТІСТЬ
ЯКІСТЬ І РЕЗУЛЬТАТ ЗА ПРИЙНЯТНОЮ ЦІНОЮ
Як відправляти е-ТТН через «Вчасно»
«Вчасно» — це платформа для електронного документообігу, яка також підтримує відправку е-ТТН. Щоб скористатися цією можливістю, необхідно виконати кілька простих кроків:
- Створення облікового запису та налаштування профілю. Зареєструйтесь на платформі «Вчасно» і налаштуйте профіль вашої компанії.
- Формування документа. Зайдіть у розділ для створення нових документів і оберіть опцію для створення е-ТТН у «Вчасно».
- Заповнення інформації. Внесіть всю необхідну інформацію, включно з даними про вантаж, відправника, отримувача та транспорт.
- Електронне підписання. Застосуйте електронний цифровий підпис (ЕЦП) для підписання підготовленої накладної.
- Відправлення документа. Відправте підписану накладну контрагенту або відповідним органам через систему «Вчасно».
Як виглядає е-ТТН 2022 у «Вчасно»
ДІЗНАТИСЯ ВАРТІСТЬ
МИ НЕ ПРАЦЮЄМО З ДОСТАВКОЮ ОСОБИСТИХ РЕЧЕЙ І ДОКУМЕНТІВ
Варіанти використання е-ТТН
В Україні починає працювати е-ТТН для документування внутрішніх перевезень товарів в Україні, що дозволяє підприємствам автоматизувати процеси та знижувати витрати. Електронна накладна також може застосовуватися в перевезеннях між країнами, якщо це узгоджується з міжнародними угодами та регламентами. Якщо казати про переваги, то це забезпечує швидший і надійний обмін інформацією між сторонами.
Для логістичних компаній використання електронних документів потрібне, аби відстежувати рух вантажів, зменшується кількість помилок і підвищується прозорість процесів.
Виробничим підприємствам е-ТТН потрібна для внутрішнього контролю переміщення сировини та готової продукції. Це сприяє кращій організації виробничих процесів і зниженню ризику втрати або псування товарів.
Для малого та середнього бізнесів документ є ефективним інструментом зменшення адміністративних витрат — спрощує документообіг та підвищує швидкість обробки замовлень.
Часті запитання
Коли запровадять е-ТТН?
е-ТТН за законом в Україні планують здійснити поетапно. Наразі немає точної інформації про те, коли уряд обов’язково запровадить використання електронних накладних. Раніше йшлося про запровадження 1 серпня 2023 року, однак цей процес перенесли. Впродовж наступних двох років триватиме експериментальна стадія. Повноцінне функціонування системи в Україні прогнозують у 2024 році.
Як підготувати водіїв до роботи з електронними документами?
Для підготовки водіїв до роботи з електронними документами, зокрема електронною ТТН, необхідно, щоб всі учасники процесу, включно з водіями, мали кваліфіковані е-підписи (КЕП). Тому перед впровадженням роботи з такою накладною компанії повинні забезпечити своїх працівників такими особистими ключами.